Ganz einfach gut organisiert. Mach’s so wie ich – oder auf deine eigene Art

Wenn man sich einmal ein schönes Ziel gesetzt hat, dann gibt es nicht viel, das einem noch im Weg steht. Und hauptsächlich….. man sich selbst! Hier was zu erledigen, dort ein Motivationstief, Hunger, Durst, ich muss jetzt… alle anderen machen was Schönes…

Ich bin mir sicher du kennst es. Und das, obwohl dein Ziel doch wirklich wichtig für dich ist, wenn nicht sogar ein Herzenswunsch!

Um das zu vermeiden, hatte ich mir als logische Konsequenz zu meinem letzten Artikel zum Thema Ziele richtig setzen überlegt, dass ich nun auch beschreiben sollte, wie man sie erreicht. Und ich muss gestehen, mir fiel es schwer hier einen guten Ansatz zu finden. Es gibt so viele Tools, so viele Techniken und irgendwie erschien es mir so unpraktisch, so verkopft, so unanwendbar, wenn ich einfach nur einen Artikel darüber schreiben würde, welche Methoden es gibt (Eisenhower, Pomodoro Technik, Pareto Prinzip, …). Ich finde diese Tools total super, aber denke, dass man sie besser im Kontext eines Trainings mit Anwendung lernt. Die Intention meines Artikels ist jedoch, dass ich dir etwas Praktisches gebe, das einfach ist und dir hilft es genau so zu machen. Ich möchte, dass du vorwärts kommst und erfolgreich bist!

Also statt der bekannten Methoden kann ich etwas Anderes tun. Es gelingt mir selbst seit vielen Jahren sehr gut, mich selbst zu organisieren. Deshalb beschreibe ich dir, was bei mir besonders gut im Alltag funktioniert. Meine Best Practice “to get things done”.

Hier kommen meine 5 besten Tipps, um auf dem Zieleweg zu bleiben.

Überblick verschaffen und Pufferzeit einbauen

Wenn ich mir ein neues Ziel gesetzt habe, das mich herausfordert, verschaffe ich mir bevor ich in Panik gerate  einen Überblick. Ich schreibe mir  auf, was bis wann erledigt sein muss. Dann überlege ich, wie lange ich für diese Aufgabe wohl brauchen werde und rechne rückwärts. Plus Puffer! Je nach Aufgabengröße habe ich für mich so 20% – 25% ermittelt. Klingt erstmal viel? Lohnt sich aber total. Für einen größeren Text von 3-5 Seiten zum Beispiel 2 Tage Puffer, für eine große Prüfung oder eine große Kongressorganisation, wie zum Beispiel in diesem Jahr eher gut 3 Wochen Puffer. Der Puffer erlaubt es mir mal zu kränkeln oder unmotiviert zu sein.

Übrigens klappt es mit dem Überblick sehr gut, wenn du vorher deine Ziele konkret nach dem SMART-Prinzip formuliert hast. Denn dann hast du deine Deadlines parat. Mehr zum Thema Ziele findest du in meinem Blogartikel.

Die To-Do Liste – mein alltime favourite

Wenn du deinen Überblick hast und deine Termine kennst, dann setze dir Wochenziele. Bei mir funktioniert das gut. Du gehst rückwärts vom Datum der Zielerreichung (Zukunft) in die Gegenwart und schätzt ab, was bis wann erledigt sein muss. Aus diesen Wochenzielen mache ich mir eine To-Do-Liste. Wichtig ist es hier, realistisch zu sein. Wenn du dir zu viele Aufgaben in die Woche packst, wirst du frustriert sein, wenn du nicht alle erledigt hast. Manchmal merke ich hier, dass ich mir einen unrealistischen Termin für das Endziel gesetzt habe und justiere dann nochmal nach. Ist aber nicht schlimm, denn nicht der Termin ist das Ziel, sondern das Ziel ist das Ziel.

Was ich außer dem guten Gefühl des Abhakens von Aufgaben noch an To-Do-Listen mag ist, dass sie mir helfen, mich zu fokussieren und auf Spur zu bleiben. Mit der Aufgabenliste finde ich auch nach ein paar Tagen Auszeit wieder auf meinen Weg.

Auch unvorhergesehene Aufgaben lassen sich gut in die To-Do-Liste integrieren. Diese Aufgaben beurteile ich nach Wichtigkeit und Dringlichkeit. Die Dinge, die dringlich sind, nehme ich mit auf meine Tages-To-Do-Liste, die Dinge die wichtig sind aber nicht dringlich, setze ich mir auf Termin. Sie bekommen dann einen Platz auf meiner Wochen oder Monats-To-Do-Liste. Je häufiger du das tust, desto besser wird dein Gespür für deine Planung. Ich selbst schreibe mir meine To-Dos auf Zettel und Blöcke. Es gibt aber auch schöne Tages- und Wochenpläne zu kaufen oder kostenlos im Internet herunterzuladen. Hier kannst du dir Vorlagen von mir als PDF runterladen: Tagesplan, Wochenplan, Überblick (Jahres-Monatsplan)

Umgang mit Prokrastination

Wenn ich mich selbst in einer Zeit, in der ich eigentlich an meinem Ziel arbeiten sollte mit tausend anderen Aufgaben ablenke – das berühmt berüchtigte Prokrastinieren – , dann sorge ich dafür dass ich diese Zeit wenigstens als richtige Freizeit verbringe. Ich entschließe mich, diese gestohlene Zeit so richtig genießen. Sonst ist die Zeit falsch investiert. Auch dafür ist der o.g. Puffer da, weil ich meine eigene Laune nicht hundertprozentig terminieren kann. Ich erlaube mir dann genau das zu tun, worauf ich in dem Augenblick Lust habe (Party, Fernsehen, Freundinnen treffen…) und nicht mich vor dem Schreibtisch oder ähnlichem zu drücken, indem ich auf andere ungeliebte Aufgaben ausweiche. Das “es sich erlauben” ist wichtig, damit die Freizeit nicht von einem schlechten Gewissen überschattet wird. Denn damit gewinnt keiner – nicht das Ziel und auch nicht mein Bedürfnis nach Ablenkung/Freizeit. Umgekehrt verschafft mir eine Auszeit neue Motivation und neue Ideen.

Setze dir für die Aufgaben einen Anfang und ein Ende

Bei mir hilft besonders gut, wenn ich mir einen Zeitrahmen setze. Am Besten mit Pausen. Das senkt den Frustpegel bei ungeliebten Aufgaben, weil du weißt, dass nicht der ganze Tag davon bestimmt wird. Stell dir einmal vor, du müsstest deine Wohnung neu streichen und sagst dir selbst “morgen streiche ich den ganzen Tag die Wohnung.” Also ich persönlich sehe da keinen Anfang und kein Ende. Das frustriert mich. Deshalb setze ich mir Zeitfenster. Wohnung streichen von 10:00 bis 13:00 Uhr, dann 1 Stunde Mittagspause und dann von 14:00 bis 16:30 Uhr, 30 Minuten Pause und dann nochmal von 17:00 bis 19:00 Uhr. Auf diese Weise hast du ab 19:00 Uhr frei und kannst dir noch etwas Schönes vornehmen. Ein weiterer Vorteil ist, dass ich dadurch viel produktiver bin, weil ich das Timing halten möchte.

Was sonst noch hilft: Tools, Mindset und sich selbst beobachten

Während des Schreibens erreicht mich dieses tolle und aufschlussreiche Video von meiner Coaching-Kolleing Anna Nguyen. Mit ihrer Erlaubnis teile ich es mit dir und so bekommst du trotzdem noch wertvolle Impulse und Techniken, wie du für dich individuell das richtige Selbstmanagement findest. Lass dich nicht irritieren, dass die Methoden zum Teil am Beispiel eines Studiums erklärt werden, denn alles was Anna hier anspricht hat allgemeine Gültigkeit. https://www.youtube.com/watch?feature=youtu.be&v=hAnZgFJZ178&fbclid=IwAR0O-WQIALC8HLn7C0uSTMt-YXRwkj4od2DC6DlyMWVm2BI0SmR8_bGXSnM&app=desktop

Das Wichtigste zum Schluss, plane den ersten Schritt

Wichtiger als alles Andere ist das Anfangen. Egal wie klein der Schritt ist, plane ihn in den ersten 24 Stunden nachdem du den Entschluss gefasst hast, ein Ziel zu erreichen. Wenn es also um ein Mitarbeitergespräch geht, dann schau direkt im Kalender nach geeigneten Terminen für dich und deine*n Vorgesetzte*n. Wenn es um eine andere Ernährung geht, dann schreibe dir z.B. eine Einkaufsliste. Wenn es um ein größeres Projekt geht, dann empfehle ich dir als ersten Schritt, eine gute Zielformulierung und dir die Feinziele in den Planer einzutragen (siehe kostenlose Vorlagen oben).

Und genau so mache ich es auch, wenn ich etwas Neues anfangen will. Als ich vor einigen Jahren eines abends beschlossen hatte, regelmäßig Laufen zu gehen, stellte ich mir den Wecker auf 6:00 Uhr und die Turnschuhe vor die Tür. Das hat immerhin länger als zwei Jahre fuktioniert. Ein weiteres ganz frisches Beispiel aus meinem Leben ist, als ich jetzt beschloss, besser für mich zu sorgen. Mehr Pausen, mehr Bewegung, mehr Hobbies… Mein erster Schritt, ein kleiner und bewältigbarer war, mir eine Meditationsapp runterzuladen. Seitdem mache ich fast jeden Tag eine Meditation. Und so entwickele ich meine Ideen in kleinen Schritten weiter. Mein neuster Akt der Selbstfürsorge ist #GassigehenohneHund. Ich gehe jeden Tag spazieren und zwar mit der gleichen Haltung/Verantwortung, als hätte ich einen Hund, der nunmal raus muss. (Du kannst dich anschließen.)

Also was wird dein erster oder nächster Schritt sein?

 

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4 thoughts on “Ganz einfach gut organisiert. Mach’s so wie ich – oder auf deine eigene Art”

  • Ein sehr hilfreicher Artikel, denn ich leide stark unter Prokrastination. Deinen Tipp, dann die Freizeit genießen, statt die aufzuräumen probiere ich aus . Gassi gehen ist toll, dafür hab ich sogar einen Dackel der besonders bei Kälte fauler ist als ich.
    Danke für den Artikel!

    • Das freut mich, liebe Susanne! Vielleicht sehen wir uns ja virtuell beim Gassigehen :-). Und den o.g. Punkt kann ich nur nochmal unterstreichen. Wenn du dir Zeit „stiehlst“, dann sorge dafür, dass sich jede Minute gelohnt hat. –> Weil du hinterher gut gelaunt, ausgeruht oder motivierter sein wirst. Zumindest bringt es dann neue Energie für dein Ziel. Also sei gut zu dir!

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